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Tipps für den Umgang mit Zentrale und Assistenten in der Kaltakquise

Der richtige Umgang mit Zentrale, Assistenten und Entscheidungsträgern: Wie Sie die häufigsten Hürden in der Kaltakquise überwinden

Bei der Kaltakquise dient die Ansprache meist bislang unbekannter potenzieller Leads der Vereinbarung eines Gesprächs. Besonders bei der Telefonakquise können Sie sich dabei häufig nicht direkt an die entsprechenden Entscheidungsträger wenden. Stattdessen sprechen Sie zunächst mit Zentrale oder Assistenten.

Bei der Kaltakquise dient die Ansprache meist bislang unbekannter potenzieller Leads der Vereinbarung eines Gesprächs. Besonders bei der Telefonakquise können Sie sich dabei häufig nicht direkt an die entsprechenden Entscheidungsträger wenden. Stattdessen sprechen Sie zunächst mit Zentrale oder Assistenten.

In diesen Gesprächen gilt es oftmals, die gleichen Hürden zu überwinden, um Ihre Ansprechpartner zu überzeugen, Sie weiterzuleiten. Bereiten Sie sich also gut darauf vor, auf die meist ähnlichen Einwände zu reagieren und Antworten zu liefern.

Wenn Sie bei der Zentrale eines potenziellen Leads anrufen, werden Sie meist abgewiesen und nicht durchgestellt. Begründungen können sein, dass der Entscheidungsträger nicht im Hause sei oder aktuell keine Zeit hätte. Sie werden wahrscheinlich gebeten, stattdessen eine E-Mail zu senden, die nur selten gelesen, geschweige denn beantwortet, wird.

Geben Sie nicht auf. Ihr Ziel ist, eine Stufe weiterzukommen und einen direkteren Zugang zu dem Entscheidungsträger zu ermöglichen. Entgegnen Sie also beispielsweise so:

  • „Kann ich dann bitte mit ihrem/seinen Assistenten sprechen?“
  • „Könnten Sie mir bitte die Kontaktdaten des Assistenten geben?“
  • „Wann wäre eine gute Zeit, es erneut zu versuchen und sie/ihn zu erreichen?“
  • „Was lautet ihre/seine direkte Durchwahl?“

Auch mit den Assistenten laufen die Gespräche oft ähnlich ab. Sie können nicht durchgestellt werden, der Entscheidungsträger habe keine Zeit oder kein Interesse. Auch um eine Mail werden Sie gebeten, damit das Telefonat schneller beendet werden kann. Entgegnen Sie auch hier souverän und höflich, bleiben Sie aber zielorientiert.

  • „Kann ich dann bitte ihre/seine E-Mail Adresse haben?“
  • „Lassen Sie uns dann in seinen Kalender reinschauen. Wie wäre es, wenn ich morgen um 10 Uhr anrufe?“
  • „Kann ich das bitte mit ihr/ihm persönlich besprechen?“

Außerdem gibt es noch spezielle Tipps, damit Sie bei Ihrem Gesprächspartner mehr Vertrauen erzeugen und so Ihre Erfolgschancen steigern. Nehmen Sie dafür Bezug auf bisherige Interaktionen und vermitteln Sie so den Eindruck eines bestehenden Interesses des Entscheidungsträgers. Im Idealfall können Sie auf persönliches Treffen oder direktes Gespräch verweisen. Aber auch, wenn Sie bislang nur Unterlagen und Informationen über soziale Medien zugesandt haben, sollten Sie dies als Türöffner nutzen. Betonen Sie dies in solchen oder ähnlichen Aussagen:

  • „Wir sind über LinkedIn/Xing vernetzt. Ich rufe an, weil wir uns über das Thema X austauschen wollten.“
  • „Ich habe ihm Unterlagen geschickt und rufe an, um seine Fragen dazu zu beantworten.“
  • „Wir standen kürzlich in Kontakt und ich rufe an, um die offenen Themen zu besprechen.“
  • „Ich rufe in Bezug auf das Gespräch an, dass wir kürzlich bei Veranstaltung X geführt haben.“
  • „Ich rufe an, um die Informationen zu liefern, an denen er bei unserem letzten Treffen interessiert war.“

Doch auch wenn diese Hürden überwunden sind, sind Einwände des Entscheidungsträgers keine Seltenheit. Potenzielle Argumente, die Ihnen begegnen, können sein: er sei nicht der richtige Ansprechpartner für Ihr Thema, das Unternehmen hätte das Problem nicht oder sie hätten bereits genug alternative Anbieter dafür.

Gehen Sie darauf am besten mit einer Gegenfrage ein, lassen Sie sich nicht abwimmeln.

  • „Wer ist stattdessen der richtige Ansprechpartner für mein Anliegen?“
  • „Haben Sie ein spezifisches Problem in der Umsetzung?“
  • „Es läuft bei Ihnen also alles rund oder haben Sie an anderen Stellen Schwierigkeiten?“

Wenn Sie den richtigen Umgang kennen und auf die Kommunikation mit verschiedenen Ansprechpartnern vorbereitet sind, überwinden Sie also die Hürden der Kaltakquise und erzielen die effizientesten Erfolge.